Бухгалтерский язык

Очень часто к нам обращаются руководители небольших предприятий с просьбой пояснить им те или иные действия (или слова) своего бухгалтера, так как обилие используемых специфических терминов и вариативность нашего законодательства не позволяет им в полной мере оценить эффективность ведения бухгалтерского учета. Попробуем исправить эту ситуацию.

Начнем с определения бухгалтерского учета как такового и сферы его применения. Если не углубляться в историю, то современный бухгалтерский учет, используемый сегодня в России основывается на методе двойной записи. Это означает, что, если где-то убыло, то значит, где-то прибыло. Все как в законе сохранения энергии: «Ничто ниоткуда не появляется и в никуда не исчезает». Пример. Когда Вы приобретаете некий товар (материал, услугу), то в доходной части появляется этот товар, а в расходной части кредиторская задолженность перед поставщиком. Потом Вы оплачиваете его, а значит, в доходной части уменьшается количество денежных средств, а в расходной части – задолженность перед поставщиком. И так в каждой операции. Исключений не бывает! Результаты хозяйственных операций записываются в различные журналы и ведомости в зависимости от назначения операций. По окончании отчетного периода формируется бухгалтерский баланс, в котором находят свое отражение не хозяйственные операции, а их конечный результат на дату формирования баланса. Бухгалтерский баланс и приложения к нему и есть бухгалтерская отчетность. К слову, с 2013 года бухгалтерская отчетность сдается в налоговую инспекцию только один раз по результатам года.

А вот хозяйственные операции оформляются ежедневно, отражая всю деятельность предприятия. Вы оформили кредит, а бухгалтер провел формирование кредиторской задолженности; Вы приобрели компьютеры, а бухгалтер оприходовал материальные ценности, сформировал запись в книгу покупок и оформил акт о постановке на учет МЦ; Вы реализовали товар, а бухгалтер сформировал проводки по доходу, списанию себестоимости, оформил запись в книгу продаж, зафиксировал дебиторскую задолженность за покупателем. Вот таким образом и осуществляется ведение бухгалтерского учета. А для того, чтобы все операции нашли свое отражение в бухгалтерской отчетности, необходимо своевременно предоставлять в бухгалтерию правильно оформленные документы.

В следующий раз я расскажу Вам о некоторых хозяйственных операциях и требованиях к документам, которыми они оформляются.

Как и обещала, сегодня расскажу Вам о некоторых хозяйственных операциях и требованиях к документам, которыми они оформляются.
Наиболее распространенной ошибкой у руководителей является несоблюдение требований к оформлению кассовых операций. Часто приходится слышать о том, что на предприятии вообще нет кассы. Но, скорее всего, это ошибочное мнение руководителя. Касса – это не только кассовый аппарат или терминал для обслуживания пластиковых карт, это все операции, которые проводятся с наличными деньгами. В том числе выплата заработной платы, возмещение перерасхода по авансовому отчету, покупка канцтоваров и т.д. Поэтому отсутствие кассового аппарата не означает отсутствия кассы предприятия как таковой. Для этого еще необходимо перевести всех сотрудников на выплату зарплаты по картам, а также приобрести корпоративные карты для оплаты хозяйственных и командировочных расходов. Вот тогда, возможно, у Вас не будет кассы.  Но даже в этом случае иногда возникает необходимость в проведении кассовых операций. Например, появился новый сотрудник, подключение к зарплатному проекту требует некоторого времени, а зарплату сотруднику необходимо выплатить вовремя. Вам придется получить наличные денежные средства в банке и оформить выплату зарплаты из кассы. Даже если эта операция будет единственной, то бухгалтеру все равно по окончании года сформировать кассовую книгу и подписать ее у руководителя.

Итак, к кассовым операциям относятся:

получение наличных денежных средств из банка,

получение заемных средств,

поступление выручки за реализованные товары (услуги),

возврат неиспользованных подотчетных средств,

выплата заработной платы,

выплата под отчет,
выплата командировочных,

оплата поставщику.

Все кассовые операции оформляются приходными (ПКО) или расходными (РКО) кассовыми ордерами. Приходный ордер подписывают кассир и главный бухгалтер, а расходный – кассир, главный бухгалтер, руководитель и лицо, получившее денежные средства. В кассовых документах не допускаются исправления или подчистки. В случае допущения ошибки, кассовый документ считается недействительным и выписывается новый. С Современными компьютерными программами это не составляет большого труда. Но! Кассовые документы должны иметь сквозную нумерацию, следовательно, если бухгалтерии своевременно не стало известно о какой-либо проведенной Вами операции, то она не найдет отражения в периоде ее совершения, что приведет к искажению бухгалтерской отчетности.

Урок №3.

Давайте рассмотрим, какие документы необходимо предоставить в бухгалтерию и как они должны быть оформлены. Операция по внесению наличных в банк. При этом в банке Вам выдают квитанцию. Как правило, квитанция заполнена верно. В ней нас интересуют дата и сумма совершения операции, а также ФИО лица и, на всякий случай, наименование организации, куда будут зачислены средства.  Эта квитанция будет служить основанием для РКО. Обратная операция: получение денежных средств с расчетного счета в банке. Для этого заполняется кассовый чек из чековой книжки. Эту операцию бухгалтер, не имеющий права подписи в банке, увидит только в банковской выписке. Поэтому очень важно своевременно передавать документацию. Для оформления поступления заемных средств бухгалтеру необходимо видеть кредитный договор или договор займа, в котором обязательно указывается сумма, срок кредита (займа), размер процентов, согласовывается порядок выплаты процентов и основного долга. Самым удобным будет договор, к которому прилагается расчетный лист с указанием дат и сумм платежей с разбивкой на суммы основного долга и процентов. Банковские договора, как правило, содержат эту информацию. А вот если Вы заключили договор со сторонней организацией или с физическим лицом, то проследите, чтобы эта информация была отражена в договоре. Учет процентов по договорам займа и без того не самая простая процедура в ведении бухучета.

Поступление наличной выручки за реализованные товары (услуги) также оформляется ПКО, но уже на основе кассового отчета с фискальной операцией и отчета кассира — операциониста, о котором многие руководители слышат от нас впервые. Здесь, думаю, стоит отметить только то, что с кассиром, работающем на кассовом аппарате, обязательно должен быть заключен договор о материальной ответственности. Полной либо коллективной. Но о документах, сопровождающих кадровую деятельность предприятия – в другой раз.

Возврат неиспользованных подотчетных средств осуществляется не позднее указанного в учетной политике срока. Как правило, там ставится максимально разрешенный законодательством срок – три месяца по окончании срока использования. Как это понимать? Например: сотруднику 05 июля выданы под отчет денежные средства в размере 120000 рублей для закупки хозяйственных товаров. 06 и 07 июля он приобрел все необходимое, потратив при этом 97500 рублей, и сдал все документы в бухгалтерию 10 июля. На руках (в под отчете) у него осталось 22500 рублей. Самый удобный для бухгалтера вариант – возврат неиспользованных средств одновременно с предоставлением авансового отчета. Но это не самый оптимальный вариант с точки зрения бизнес-процесса. Современный бухгалтерский учет позволяет использование разных вариантов. Нужно только прописать их подробно в учетной политике. Наименее конфликтный вариант – отсчет указанного в учетной политике срока от даты выдачи денежных средств под отчет. Но можно и отстоять свою точку зрения, отсчитывая положенный срок от даты сдачи авансового отчета. Но, в любом случае выдача под отчет новой суммы без полного отчета и гашения ранее выданной невозможна. Существует единственная лазейка, очень спорная, но возможная. Это при наличии у сотрудника подотчетных средств, выданных в кассе, перечислить ему необходимую сумму на карту, и, наоборот, при наличии неизрасходованных денег, выданных безналом – выдать наличными из кассы.

Выплата заработной платы, как и все прочие кассовые операции, сопровождается оформлением расходного кассового ордера. А вот сам ордер выписывается на основании подписанной руководителем платежной ведомости. Если в учетной политике принята выплата по расходным ордерам, то ведомость не нужна. Тогда бухгалтер на основании расчетной ведомости выписывает расходный ордер на каждого сотрудника. Вам их не жалко? Столько времени даже при использовании современных программных продуктов! Активно рекомендую переключаться на выплату зарплаты на карты. Это упрощает жизнь и бухгалтерии, и руководителю, да и сотрудники получат свои выгоды. Более подробно этот вопрос рассматривается в лекции «Работы и зарплаты».

Выплата под отчет, как и выплата командировочных, осуществляется оформлением РКО на основании приказа руководителя или завизированного руководителем заявления сотрудника.

А вот оплата поставщику в кассовых операциях не участвует, так как, обычно, оплата поставщику наличными сопровождается получением кассового и товарного чека, либо кассового чека и накладной и оплачивается из средств, ранее выданных ответственному сотруднику под отчет. А значит, вообще не является кассовой операцией по своей сути.

Мы рассмотрели основные кассовые процедуры и основные параметры их оформления. В заключение хочу сказать, что с 2013 года отменена обязанность использовать унифицированные формы учета, поэтому в учетной политике обязательно необходимо указать какие бланки будут использоваться для оформления кассовых операций. Впрочем, это касается не только кассовых, но и всех остальных хозяйственных операций.

Урок 4. Основные средства и МПЗ

К основным средствам на основании ПБУ 6/01 относятся объекты, используемые для получения прибыли. При этом срок их использования должен превышать 12 месяцев. Основные средства стоимостью менее 40000 рублей могут быть учтены в составе МПЗ (материально-производственных запасов, или, еще проще, материалов). Различие между ОС и МПЗ – это скорость списания стоимости в затраты. Так, если стоимость МПЗ признается в затратах по факту списания их в производство (то есть, в большинстве случаев, сразу при оформлении покупки бухгалтерией), то стоимость ОС списывается ежемесячно равными долями в течение всего срока экплуатации. При этом амортизироваться объект начинает с месяца, следующего за месяцем принятия на баланс. Вот тут возникает еще одно недопонимание между руководителем и бухгалтером. Деньги уже потрачены, а затрат все равно нет! Поэтому при оформлении покупок дорогостоящего оборудования лучше всего заранее посоветоваться со своим бухгалтером. Он подскажет, когда и как выгоднее всего оформить такую сделку. Если есть необходимость получить затраты сразу, то подумайте как оформить покупку так, чтобы стоимость каждой единицы не превышала установленный предел в 40000 рублей. Может быть это возможно?
Что касается МПЗ, то тут все немного проще. Чаще всего разногласия возникают по поводу оформления документов на приобретенные материалы. Для товаров и материалов, закупленных по безналичному расчету, обязательным является наличие товарной накладной и счета-фактуры. А при покупке за наличный расчет Вы должны потребовать от продавца товарную накладную или товарный чек, а также кассовый чек. При этом не забываем о размере лимита расчетов наличными между организациями или ИП. В товарной накладной или товарном чеке обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

Наименование продавца

ИНН, адрес продавца

Наименование, цена, количество и стоимость товара

Общая сумма прописью

Подпись и печать ответственного лица (доверенность при необходимости).

Не забываем, что при передаче в бухгалтерию документ должен быть подписан также лицом, получившим товар по этой накладной.

В кассовом чеке обязательно должны быть указаны наименование, ИНН продавца, дата и сумма приобретенного товара. Массу других реквизитов действительного чека ККТ опустим. Это уже не совсем наше дело. При этом наименование и ИНН продавца в кассовом и товарном чеках или накладной должны совпадать! И еще один «хитрый» момент: за пределами Москвы действует закон о ЕНВД (едином налоге), поэтому розничная торговля всегда попадает под него, а это значит, что использование такими продавцами ККТ не обязательно. В таком случае попросите копию свидетельства о регистрации в качестве плательщика ЕНВД, заверенную печатью продавца. И помните, оптовая торговля под ЕНВД не попадает никогда и нигде! Если Вам на оптовом складе выдали накладную и квитанцию к приходному ордеру, то уточните на каком основании у них отсутствует ККТ. Ваш бухгалтер не сможет провести эти затраты и уменьшить налоговую базу по прибыли. В крупных розничных магазинах, да и в не очень крупных уже тоже встречаются, установлена система штрих-кодирования, которая позволяет кассиру проводить реализацию с помощью заранее нанесенных на товары штрих-кодов. Это не только упрощает работу кассира продавца, но и облегчает жизнь бухгалтера покупателя. Ведь в этом кассовом чеке уже есть вся необходимая информация. Но если Вы хотите, то можете оформить и обычный комплект документов. Для этого нужно в будний день и рабочее время обратиться к администрации магазина с такой просьбой. Хотя они будут сильно удивлены. Ведь для ведения бухгалтерского учета вполне достаточно обычного чека.

Урок 5. Оформление перемещения товара.

Перемещение товара начинается с его приобретения и получения на наш склад. Для этого кладовщику должны быть поданы товарно-сопроводительные документы. Если товар прибыл нашим транспортом, то достаточно товарной накладной. Если товар везли поставщики или сторонняя организация, то обязательной является также товарно-транспортная накладная, в которой отражается информация не только о товаре и его стоимости, но и о машине и водителе. После проверки полученного товара по качеству и количеству кладовщик подписывает документы и передает их в бухгалтерию.

При перемещении товаров между своими складами или магазинами выписываются только товарные накладные, без счетов-фактур. При этом не обязательно использовать форму ТОРГ-12. Эта процедура не является реализацией, поэтому счет-фактура не выписывается.

При отгрузке товаров покупателю в оптовой торговле выписываются товарная, товарно-транспортная накладные и счет-фактура. С 2013 года использование утвержденных бланков перестало быть обязательным. Можно создать свои, неповторимые, но с соблюдением установленных правил. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должны найти отражение в выписанных документах. Но с учетом использования большинством предпринимателей программных комплексов, считаю этот момент не самым целесообразным с точки организации бизнес-процесса.

Итак, товар сначала оприходовали на свой склад, потом отгрузили покупателю. Все, что потребует от Вас бухгалтер – это вовремя сдать полностью оформленные документы. Постарайтесь это сделать в том же месяце, в котором проводили эти хозяйственные операции.

Урок 6. Оформляем отношения с покупателями и поставщиками

Для оформления отношений с покупателями или поставщиками нужен договор. Это основа ваших взаимоотношений, каким бы формальным он ни был. В договоре должны найти отражение такие важные для бухгалтера параметры как сроки и порядок оплаты, а также условия перехода права собственности на товар. Если речь идет о договорах комиссии или консигнации, то обязательно должен быть отражен размер вознаграждения и порядок его выплаты. Также в договоре нужно обратить внимание на размер штрафных санкций и условия их применения.

Если Вам кажется, что Вы «просто передали товар на реализацию», то Вы очень сильно ошибаетесь. Задам простой вопрос: кто несет ответственность и риски потери за этот товар? Эти условия также должны быть прописаны в договоре. Ведь Вы товар не просто передали, а отдали по договору (возможно даже не существующему еще).

Для бухгалтерии договора комиссии, равно как и консигнации или агентские – достаточно сложное в оформлении дело. Там, где при обычной покупке или реализации будет оформлена одна операции, содержащая 2-3 проводки, в таком договоре будет сделано 3-4 операции с содержанием 5-8 проводок. А учитывая разнообразие таких договоров и условий в них, предположить условия, указанные в конкретном случае просто не представляется возможным. Очень часто сейчас встречаются договора с отсрочкой оплаты или с ретро-бонусами, или с другими интересными моментами. Угадать какой конкретно бонус предусмотрен для конкретного клиента или сделки просто нереально, а в бухгалтерском учете они проводятся разными операциями, да и для налогообложения есть существенные различия. Поэтому очень прошу Вас, при наличии таких договоров, давайте бухгалтеру максимум информации по ним.

Урок 7. Договора займа с точки зрения бухгалтерии.

Еще один вид договоров, часто встречающихся в нашем динамичном мире. К ним у бухгалтеров отношение особое. Ведь договора кредитов и займов предполагают под собой наличие полученной заимодавцем выгоды в виде процентов. А вот налогообложение этих процентов не самое простое дело. Если доход получен физическим лицом, и ставка процентов по кредиту превышает ставку рефинансирования на ????? Процентов, то вот эту самую сумму превышения необходимо обложить 35% подоходного налога. А если кредит получен от юридического лица, то оно уже само будет платить свой налог на прибыль. При этом в затраты, уменьшающие нашу базу про прибыли можно включить только проценты, превышающие ставку рефинансирования на ?????, но не более. Есть еще способ сопоставимости процентов. Но он нисколько не легче. Для ведения учета процентов по способу сопоставимости процентов необходимо наличие нескольких кредитов в одном налоговом периоде, полученных в разных банках на сопоставимых условиях. Например, на аналогичный срок под залог аналогичного имущества. Тогда можно будет высчитать сопоставимый процент, по сути – средний, и по нему принимать суммы процентов к уменьшению базы по прибыли. Мне этот способ не кажется простым. Тем более, что как только один из сопоставимых кредитов закончится, то по второму необходимо будет переходить на вариант расчета по ставке рефинансирования. В вопросах получения и оформления кредитов прошу Вас советоваться со своим бухгалтером еще до подписания договора, пока есть возможность что-то предпринять. Ну, и уже традиционно: не забывайте передать бухгалтеру копию договора с таблицей расчета процентов.

Урок 8. Распределение прибыли, начисление и выплата дивидендов.

А теперь ищем сливки.

Урок 9. Анализируем оборотные ведомости, журналы и карточки.

Урок 10. Баланс и его приложения.

Приложения: основной план счетов

Нормируемые расходы и установленные лимиты

Сроки сдачи отчетности и уплаты налогов

Документооборот бухгалтерии

Словарик терминов и сленга

Заполните форму и мы свяжемся с вами

ЗАКАЖИТЕ БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ